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搞不定相关方?还干什么项目经理
发布时间:2022-08-15 08:46:51 | 来源:love爱博体育app下载 作者:爱博体育app网页

  有个朋友和环环说,他们公司有一个项目被搞砸了,公司请来一位项目管理专家前来分析下原因,但专家发现整个项目就像雾里看花,“这个项目中,各个利益相关方的想法差了十万八千里,就项目的几个关键问题对主要利益相关方进行了访谈,结果发现他们的回答各不相同!”

  专家解释:“在数据和信息不足的情况下给相关方不切实际的预期,项目经理可以在学习研究下”。

  说人话就是:“和利益相关方沟通不到位,项目团队缺乏共识,项目经理可以换人做了。”

  如果你按时按预算完成了项目倒还好,但如果出了岔子,在利益相关方的眼里你就是失败了,在项目过程中你是否有过这样的惨痛教训?

  那么如何怎么确保自己心里想的和相关利益方想的一样,产生共识呢?首先是要了解每个人的预期是什么,为了得到一个清晰的预期,你需要每次都准确地回答这4个问题:

  与团队进行头脑风暴,通过头脑风暴列出一个所有参与或会受到影响人的清单,头脑风暴是项目管理的一个重要工具,原因有两点:

  1、当邀请团队成员参与头脑风暴时,他们获得了一个表达自己的机会,特别是讨论项目重要问题时,他们会有一种受到尊重和被需要的感觉,会使团队成员有做项目的荣誉感。

  2、头脑风暴中可以了解项目中的每一个成员,项目管理的一个关键点就是绝对不要有盲区,你越努力去了解与项目相关的人,出问题概率就越小。

  因此,通过团队头脑风暴花些时间在判断所有利益相关方上,不仅能让你对主要利益相关方、审批人、决策者等关键人物有准确的判断,同时也能降低项目失败的风险。

  项目的结果是否成功,主要是由主要利益相关方来判断的,这些人对项目给予的输入越多,你成功的胜算就越大,那么谁是主要利益相关方呢?

  大多数项目经理都低估了这一步骤的重要性,往往只与一位客户、主办者或经理谈话就交差了,他们觉得自己已经对预期有了明确的认识。“他们想要的是这个,我们照着做吧。”但在现实世界中,预期往往是多元的,甚至是冲突的,因此每个项目绝不只有一个利益相关方。

  多数人都会受到你所带领的项目影响——这个清单可能会包括项目的主要发起人、发起人的老板、发起人老板的老板、财务负责人(最关键的人物),主要部门的负责人等。

  要从你的利益相关方清单中挑选出关键人物,你需要使用一个叫作D. A. N. C. E的工具,我们称之为“主要利益相关方的舞蹈工具”。

  前三类往往比较容易判断——做决策、审批或从项目中受益的人,一般就是指对项目预算或审批结果签字的这些人,一定要确保把每个人都列进清单中,不要出现遗漏导致盲区的产生。

  相反,我们发现很少有项目经理把后两类人视为主要利益相关方——与项目结果有关联或为其带来能量的人。

  这类人对项目的成功有着巨大的影响,但这种影响并不一定在最初就显现出来,他们也许不需要签字或审批,但影响仍是巨大的,他们与项目可谓有着“千丝万缕的联系”,因为他们最终将会从项目结果中受益或被影响。

  如有可能,最好让他们从头到尾参与到项目中,这不仅可以平衡其他主要利益相关方甚至公司的意见,也因为他们拥有一定的话语权,能够影响其他人的看法。

  需要了解第五类利益相关方——能够为项目带来正面或负面能量的人,你是否遇到过每次谈话都给人带来负能量的人?有时,这只是他们的性格和做事方式使然,你越希望他离开,他越会留下来,这时要采取一些必要的技巧。因为忽视并不能解决问题,你必须“引导”他们。

  可以利用其他主要利益相关方来中和他们的负能量,引入一些正能量的人参与到项目中,有了他们的帮助,将会减少很多不必要的冲突,使你能够集中精力与更多利益相关方打交道。

  当你列出了所有主要利益相关方的清单,就要尽早地从他们那里得到尽可能多的输入,要彻底地对他们进行访谈,仔细倾听,原则就是“做好铺垫”,需要先听后说,仔细聆听不要打断对方,之后要敢于提问直到你对预期有了完全清晰的认识,前期你得到的信息越多,后面遇到的不确定性就越小。

  当你发起项目前,是否对主要利益相关方做过正式的访谈?在和1000多名项目经理朋友沟通,只有25%的参与者给出了肯定的回答,而当我们向没有做访谈的人提问“为什么”时,答案往往大同小异。

  其实只要稍做准备,你就能够给主要利益相关方留下可靠的印象,与他们预约见面时间时,要说明访谈的目的以及你的预期。

  每个人,特别是主要利益相关方日程往往很紧,他们需要知道参加这件事的意义,需要我们鼓足勇气站出来,说明自己为什么要占用他们的时间。

  只有了解了访谈的价值,他们才能够从繁忙的日程中抽出时间来回答你的问题。所以在你预约时,要提到访谈给他们带来的意义,比如:

  “我知道这个项目对公司的目标至关重要,为了保证项目的成功,我希望能够从您那里获得尽可能多的信息。”

  同时准备几个关键的问题以便必要的时候来引导谈话的方向,明确在和主要利益相关方短暂的会面中要从他们那里得到什么信息,竖起耳朵仔细聆听就足够了,你的目标就是在项目开始前,充分了解每个主要利益相关方的独特视角及预期。

  在工具中,前面的很好理解,最后的“局限”如何说明呢?你要在这里填上项目的限制条件,根据项目管理学院将其分为六个区域,下面将会列举可能的局限区域。

  局限条件就像是蜘蛛网上的线,当你碰到一条线时,整个网都会受到影响。作为项目经理,你有责任对项目的局限条件进行判断,并请主要利益相关方决定哪些是优先条件。

  因为大家都很忙,常常有人问我们能不能简化访谈的流程,答案是肯定的,但要注意!虽然主要利益相关方访谈可以采取一对一或团体访谈的方式,但我们强烈建议一对一的访谈方式,这样可以让每个被访谈者注意力集中地进行充分思考。

  一对一访谈的好处在于单独谈话时,你能够了解对方真实的想法,被访谈对象也愿意开流,吐露他们对项目的真实预期,弊端是缺乏讨论带来的协同,而且会占用较多时间。

  团体访谈的好处是能够比单独访谈更快地获得更多信息,而且如果方法得当,信息质量也比单独访谈更高,这就叫作“协同”,但团体访谈难度较大,每个人都想发言的时候时间往往很难把控,最终只会变成浪费时间。

  需要注意的是:项目会引来争论,利益相关方会对彼此以及你做事的方法、项目的细节、费用、资源、时间甚至是项目的价值提出各种问题,但是只要有效引导,可以就这些问题展开丰富的讨论,也可以达到我们的目的。

  通过对利益相关方的沟通与了解,在使用工具作为帮衬,相信你的项目成功率一定会大幅度提升~UPUPUP!

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